Все налогоплательщики обязаны предоставлять отчеты в налоговую службу в установленном порядке и в конкретные сроки. В некоторых случаях налоговая служба имеет право потребовать от налогоплательщика объяснительную записку, которая представляет собой описание причинно-следственных связей.
Несвоевременная сдача налоговой отчетности, ошибки в отчете, несоответствие данных в предоставляемых документах, предоставление убыточной отчетности в течение нескольких налоговых периодов подряд и др. – причины начисления штрафа на налогоплательщика. В случае выявления подобных проблем налоговая служба запрашивает у налогоплательщика объяснительную записку. Если причины нарушений или ошибок будут уважительными, то возможно снижение штрафа, но не ниже предусмотренного минимального уровня.
При написании объяснительной записки желательно придерживаться стандартного расположения материала: шапка, наименование документа, основная часть, дата, подпись. Приветствуется использование официально-делового стиля, которому присущи лаконичность, сухость, отсутствие эмоциональной окраски в изложении материала. Не стоит забывать о правдивости и аргументации.
В основной части документа сначала описываются выявленные инспекторами налоговой службы нарушения или несоответствия. Далее объясняются причины несоблюдения требований налоговой службы или ошибок в расчетах. При необходимости можно описать меры, которые будут предприниматься в дальнейшем, чтобы избежать нарушений.
Зачастую налоговый инспектор требует предоставить объяснения, если в течение нескольких отчетных периодов у предприятия по налоговой отчетности фиксируется убыток. В качестве причин, приведших к такой ситуации, уважительными могут оказаться следующие:
- повышенные затраты на развитие деятельности компании для улучшения ее конкурентоспособности;
- реконструкция основных средств, что является причиной повышения расходов и снижения объема продаж;
- снижение цен на товары или услуги для улучшения конкурентоспособности, что в свою очередь снижает доход;
- потеря стратегически важного контрагента.
Некоторые нарушения и их причины:
- причиной не начисления заработной платы может является то, что организация проходит этап становления, как таковая деятельность не осуществляется или же все сотрудники были отправлены в отпуск без содержания;
- ошибки в отчете могут возникать по техническим причинам, при автоматическом заполнении некоторых данных;
- нарушение сроков сдачи отчетности – при сбое в работе офисной техники и, как следствие, временной утрате данных бухгалтерского учета.
К написанию объяснительной записки стоит подходить достаточно серьезно, ведь таким образом возможно снизить сумму штрафных санкций и избежать дальнейших разбирательств.