Файли даних Outlook з часом можуть стати дуже великими, особливо якщо у вас багато вкладень. Навіть якщо ви вилучите старі повідомлення, розмір файла даних Outlook не буде відповідно зменшено.
Ваші файли даних Outlook (файли PST і OST) включають всі ваші електронні листи (у всіх ваших теках, включаючи надіслані електронні листи), контакти, зустрічі в календарі, завдання і нотатки, а також пов'язані з ними вкладення файлів. У міру того, як ви відправляєте і отримуєте більше електронних листів і вкладень, додаєте більше зустрічей у свій календар і створюєте більше завдань і нотаток, ваші файли даних Outlook можуть легко збільшитися до декількох гігабайт. Мій - один гігабайт, але він все ще досить великий.
Навіть якщо ви очистите теку «Віддалені» або автоматично очистите її при виході з Outlook, простір, який займається у файлі даних, не буде звільнено. Однак ви можете звільнити цей простір, стиснувши файл даних Outlook. Ось як це зробити.
Крок перший: перевірте свої облікові записи і видаліть те, що вам не потрібно
Перш ніж ви пройдете процес стиснення, ви повинні пройти через Outlook і вилучити все, що вам не потрібно. Ми рекомендуємо перевірити, наскільки великі ваші різні теки, щоб ви знали, які елементи звільнять найбільше місця. Пам'ятайте, що ви також можете вилучати елементи календаря, завдань і нотаток на додаток до електронної пошти. Щоб перевірити розміри тек, виберіть теку «Вхідні» (або будь-яку іншу теку) в обліковому записі (файл даних Outlook), який ви хочете стиснути, і натисніть вкладку «Файл».
На екрані за кулісами клацніть «Інструменти» та виберіть пункт «Очищення поштової скриньки» в меню, що розкривається.
У діалоговому вікні «Очищення поштової скриньки» клацніть «Перегляд розміру поштової скриньки».
Діалогове вікно «Розмір теки» показує розмір кожної теки у вибраному обліковому записі. Прокрутіть і подивіться, які теки більше, де ви можете вилучити елементи. Натисніть «Закрити», коли ви закінчите.
Щоб побачити розмір теки «Віддалені», натисніть «Перегляд розміру віддалених елементів».
Наша тека «Віддалені» невелика, але ми все одно повинні її очистити перед стисненням файлу даних. Натисніть «Закрити».
Ви повернетеся до діалогового вікна Очищення поштової скриньки. Якщо ви хочете видалити інші елементи зі свого облікового запису, натисніть «Закрити», щоб повернутися до свого облікового запису. Виберіть будь-які електронні листи, календар, завдання та нотатки, які вам не потрібні, та натисніть «Видалити». Ви також можете натиснути Shift + Delete, щоб остаточно видалити вибрані елементи, минаючи теку «Вилучені».
Крок другий: очистити теку вилучених елементів
Ви також захочете очистити смітник або теку «Вилучені», перш ніж продовжити. Якщо у теці «Вилучені» ще є елементи, існує два способи очищення теки. Один зі способів - натиснути «Очистити» в діалоговому вікні очищення поштової скриньки, якщо воно все ще відкрито.
З'явиться діалогове вікно підтвердження, яке підтверджує, що ви хочете назавжди видалити елементи в теці «Віддалені». Натисніть «Так».
Якщо діалогове вікно очищення поштової скриньки не відкрито, ви також можете очистити теку «Вилучені» безпосередньо у своєму обліковому записі на панелі «Пошта». Для цього спочатку переконайтеся, що панель Пошта активна. Натисніть Ctrl + 1, щоб відкрити панель пошти, якщо це не так. Потім клацніть правою клавішею миші теку «Вилучені» в обліковому записі, який ви бажаєте стиснути, і виберіть пункт «Очистити теку» у спливаючому меню. Відображає те саме діалогове вікно підтвердження, зображене вище.
Крок третій: стиснення файла даних Outlook
Тепер, коли ви видалили непотрібні елементи і очистили теку «Віддалені», настав час стиснути файл даних Outlook. У головному вікні Outlook знову натисніть вкладку «Файл». Потім переконайтеся, що екран інформації про обліковий запис активний. Якщо немає, натисніть кнопку «Інформація» у списку елементів ліворуч. Клацніть «Параметри облікового запису», а потім виберіть пункт «Параметри облікового запису» в меню, що розкривається.
У діалоговому вікні «Параметри облікового запису» перейдіть на вкладку «Файли даних».
Виберіть файл даних Outlook, який ви бажаєте стиснути у списку, та натисніть «Параметри».
Якщо поточний вибраний обліковий запис є обліковим записом POP3 (PST-файл), з'явиться наступне діалогове вікно: Натисніть «Стиснути зараз».
Якщо вибраний обліковий запис є обліковим записом IMAP (OST-файл), ви побачите наступне діалогове вікно. Натисніть «Стиснути зараз».
Наступне діалогове вікно відображається при стисненні файлу даних Outlook.
Після закінчення процесу стиснення ви повернетеся в діалогове вікно «Файл даних Outlook» (або «Параметри файлу даних Outlook»). Клацніть «OK» або «Скасувати», щоб закрити його.
Клацніть «Закрити» в діалоговому вікні «Параметри облікового запису».
Наш файл даних Outlook виріс з 951 МБ до 845 МБ, тому ми отримали трохи більше 100 МБ дискового простору. Чим більший ваш файл даних, тим більше місця ви, ймовірно, отримаєте.
Стиснення файлів даних Outlook не тільки допоможе вам заощадити місце на диску, але також може підвищити продуктивність Outlook. Великий файл даних Outlook може прискорити запуск, роботу та завершення роботи Outlook. Таким чином, періодичне стиснення файлу даних Outlook - розумна річ.
