Перевантаження електронної пошти в наші дні є великою проблемою. Крім того, електронна пошта - це не просто спілкування, вона також значною мірою визначає ваш список справ. Плюс постійні повідомлення можуть відволікати. Нам усім потрібен спосіб приручити електронну пошту.
Поради щодо запобігання переповнення теки "Вхідні" запобігти потраплянню до теки "Вхідні" від потрапляння до теки ", порядок дня. Хто краще поговорить про це, ніж людина, яка з 2006 року хоче приручити Gmail? Енді Мітчелл є засновником ActceInbox, додаток, щоб організувати ваш Gmail InBox
Електронна пошта вранці: це необхідно зробити, або ви просто повинні розібратися на потім? Яка найкраща стратегія для роботи з електронною поштою, коли ви прокидаєтеся?
Енді: Я боровся з цими роками.
- Якщо ви відправите електронного листа насамперед, ви будете втягнуті і втратите весь ранок (щось на зразок перегляду відео на YouTube, а потім слідування за пов'язаними за кролячою норою).
- Але якщо ви відкладете це, ви, швидше за все, упустите щось критичне або застрянете в чомусь іншому і ніколи не повернетеся до цього.
Відповідь полягає в тому, щоб зробити обидва! Хоча в двох легких укусах.
По-перше, добийтеся Inbox Zero, використовуючи підхід Девіда Аллена., для кожного електронного листа:
- Це сміття? Це здалеку.
- Ви можете відповісти через 2 хвилини? Потім зробіть це і видаліть його.
- В іншому випадку, дія це на потім. Gmail або Outlook - це пріоритетний статус. (Можливо, ви захочете відповісти на всі критичні листи відразу)
Навіщо йти на Inbox Zero? За словами Мерліна Манна...
"Це" нуль? " Справа не в тому, скільки повідомлень знаходиться у вашій поштовій скриньці, а в тому, скільки вашого власного мозку знаходиться в цій поштовій скриньці. Особливо, коли ти цього не хочеш.
Це дає вам гарний початок, щоб продовжити свій день.
Дія: виберіть декілька точок з низьким енергоспоживанням наприкінці дня, щоб отримати електронний лист. Я захищаю сонний півгодини після обіду і незадовго до кінця дня. Зайдіть до списку активних листів і перегляньте їх.
Чи повинна електронна пошта перевірятися постійно або періодично?
Енді: Я думаю, що якщо ви будете слідувати вищеописаному підходу «Вхідні нуль», ви можете перевіряти кожну годину або близько того, щоб бути в курсі термінових речей, але відкладати все, що займає час, на більш періодичні блоки.
Звичайно, якщо ви працюєте у відділі продажів або підтримки клієнтів, у вас немає вибору - електронна пошта - це ваше життя!
Як ви класифікуєте електронні листи між завданнями, важливою інформацією та іншою роботою?
Енді: По-перше, важливі тільки дві великі категорії: це завдання чи довідковий матеріал? Будь-який інший лист просто видаляється.
Потім завдання можуть бути згруповані за статусом. Наприклад, високий пріоритет, низький пріоритет і «Очікування».
Список «Очікування» - найпотужніший для всього, що блокується, поки ви чекаєте, щоб хтось ще щось зробив. Ці електронні листи, як правило, є тими, які йдуть в глибину нашого поштового клієнта, і ми повністю забуваємо стежити за ними.
Елемент дії: у Gmail зберігайте ярлик; або в Outlook тримати прапор; і коли ви надсилаєте електронний лист, на який вам обов'язково потрібна відповідь, зазначте його. Потім раз на тиждень ви можете зайти в свій список очікуючих і переслідувати всіх, хто не відповів.
Чи повинна електронна пошта використовуватися як список справ?
Енді: Так!
Якщо завдання вже надходять до вашої поштової скриньки, яка альтернатива? Ви повинні будете скопіювати і вставити їх зі своєї електронної пошти в іншу систему.
Це величезне джерело витрат часу і плутанини, оскільки завдання дублюються в різних системах. З цієї причини Девід Аллен виступає за «жорсткі грані» (елемент повинен відображатися тільки в одному списку), щоб ваш мозок не захаращувався і не піддавався стресу.
Звичайно, основним недоліком звичайних поштових клієнтів є те, що вони погано справляються з цими поштовими завданнями. Таким чином, початкова ідея ActceInbox було те, що листи є завданнями. Там немає поділу або дублювання.
Елемент дії: [Примітка редактора] Ви можете перетворити Gmail на дошку завдань типу Trello за допомогою Sortd дошку завдань типу Trello за допомогою Sortd, надаючи вам зручність вашої звичайної теки вхідних і додаючи обкладинку списку справ у процесі.
Які ефективні способи використання електронної пошти для виконання завдань?
Енді: Якщо ви хочете додати завдання, яке не починалося як електронний лист, просто відправте електронний лист собі! Тоді вам потрібно позначити це як завдання.
З ActceInbox ви можете замінити тему листа на назву завдання, встановити статус і дату виконання, додати контрольний список і нотатки і зробити його частиною проекту. Перетворює Gmail на повноцінний менеджер завдань.
Елемент дії: у Gmail ви можете позначити лист зірочкою; За допомогою теки «Вхідні» від Google ви можете додавати нагадування або відкладати електронні листи. Вхідні
Чи стає наша тека «Вхідні» у вигляді списку завдань іншою системою, яка потребує уваги?
Енді: Звичайно, це система, яка бореться за нашу увагу, але наша поштова скринька вже робить це. Так що це не інший. Те, що ваша поштова скринька вже є списком завдань, без вашого особливого бажання, саме тому ви повинні зробити її своїм центральним списком завдань.
З плином завжди легше плавати. Ви можете спробувати зберегти список завдань в іншому місці, але якщо більшість ваших завдань виходять з електронної пошти, чи хочете ви продовжувати боротися з цим, копіювати і вставляти електронні листи в інший диспетчер завдань і кричати колегам, які продовжують надсилати вам електронні листи? Не борись з цим! Зробіть електронну пошту ядром вашого списку завдань.
Елемент дії: [Примітка редактора] Якщо ви все ще хочете використовувати зовнішній список завдань, Todoist і Any.do дозволяють додавати завдання безпосередньо з Gmail.
Ефективність електронної пошти - це спільна або індивідуальна відповідальність? Якого етикету ми всі повинні дотримуватися?
Енді: Коли справа доходить до етикету, відповідь безумовно, безумовно спільна. Як і в усьому іншому в суспільстві, йдеться про повагу до інших так само, як до себе. [Примітка редактора: аналогічним чином, деякі електронні листи гарантовано ображають, дратують або дратують одержувачів. гарантувати образу, злість і роздратування електронного листа гарантувати образу, злість і роздратування]
Незважаючи на ввічливість, я думаю, що електронні листи, в яких просто говориться «спасибі!» Або «добре!», - це марна трата часу і, отже, зло.
Однак, коли справа доходить до інструментів для спільної роботи, це інша справа. Електронна пошта - це по суті сольний досвід. Принаймні, щоб узгодити розклад команди, вам все ще потрібен ваш менеджер проектів, CRM і IM-інструмент.
Предмет дії: Я фанат 3Sentences. Короткість економить час всіх - навіть вас, коли вам доведеться повторно сканувати електронну пошту в майбутньому. Тоді як вафельні листи ліниві і грубі.
Поставте Енді свої запитання, пов'язані з електронною поштою!
Енді Мітчелл буде читати коментарі і відповість на будь-які ваші запитання про те, як звертатися з вашою електронною поштою. Тепер у вас є шанс вирішити цю набридливу проблему!
